Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Papua Barat, Barnabas Dowansiba
MANOKWARI,KLIKPAPUA.com–Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Papua Barat mendorong regulasi terkait kearsipan. Peraturan Gubernur (Pergub) tersebut sementara digodok di Biro Hukum Setda Papua Barat.
“Dalam waktu dekat kita harmonisasi dengan Biro Hukum, lalu daftar ke Kemendagri,” kata Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Papua Barat, Barnabas Dowansiba, Jumat (20/10/2023).
Barnabas menyadari lantaran belum ada payung hukum, sehingga pihaknya belum dapat bertindak. Terkait kearsipan di Pemerintah Pemerintah Provinsi Papua Barat ia menilai kesadaran masih minim. “Jujur kesadaran kearsipan minim. Ini ke depan kita berupa optimalkan lagi,” katanya.
Barnabas menjelaskan, setiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) memiliki box file penyimpanan arsip dokumen penting. Namun hal itu juga belum berjalan maksimal. “Padahal dari Dinas Kearsipan dan Perpustakaan telah menyediahkan box suratnya. Saya berharap pimpinan OPD dapat tindaklanjuti intruksi Pak Pj Sekda,” jelasnya.
Tindaklanjuti intruksi tersebut, seyogyanya pimpinan OPD dapat menunjuk staf yang mengurusi hal yang berkaitan dengan dokumen statis. “Harus segera dibuatkan berita acara penyerahan kepada kita,” ujarnya.
Ia menuturkan, banyak contoh belum, misalnya seterfikat tanah di Arfai belum memiliki gambaran. Belum lagi gambar bangunan kantor ke depan. Bidang perencanaan harus menyimpan bukti agar arsipnya ke dinas teknis. “Ini tidak ada satupun. Ini ke depan mestinya setiap fasilitas yang dibangun pemerintah, harus ada dokumen yang disimpan, ditata dengan rapi, agar tidak tercecer,” tuturnya.
Lebih lanjut dicontohkan, letak kerusakan saluran air, di mana tidak diketahui. Karena tidak memiliki dokumen fisiknya. “Kalau ada dokumen gambar itu lebih cepat mengetahui letak kerusakannya,” ujarnya.
Dia menegaskan, dokumen penting sekali jika ketika ada hal urjen, dokumen itu dapat disiapkan. “Jangan sampai masa jabatan sudah habis tidak meninggalkan dokumen penting itu jadi persoalan nantinya,” ungkapnya.
Untuk itu, ke depan hal-hal sekecil apapun jangan disepelekan. Ambil contoh masalah tuntutan hak ulayat, pemerintah harus memiliki surat pelepasan tanah adat serta seterfikat dan dokumen surat penting lainnya dan sebagainya.
“Dokumen penting harus disimpan rapi. Sewaktu waktu ada tuntutan, dari pemilik hak kita bisa antisipasi. Sebaliknya, kita tidak memiliki dokumen lengkap, masalah ini bawah ranah hukum jelas kalah. Karena tidak miliki bukti kuat,” jelasnya. “Alangkah eloknya di arsipkan di box file. Telah disiapkan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan,” pungkasnya.(ar)
